Privacyverklaring Softora VOF

Softora VOF is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Voor vragen over privacy kan contact worden opgenomen via:

E-mail: info@softora.nl
Adres: Oisterwijk, Nederland

Softora kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens;
• factuurgegevens;
• KvK-nummer;
• btw-nummer;
• betaalgegevens;
• inhoud van berichten, e-mails of contactformulieren;
• projectinformatie;
• websitegegevens;
• inlog- of toegangsgegevens die nodig zijn voor uitvoering van een opdracht;
• IP-adres;
• browser- en apparaatgegevens;
• gegevens over websitegebruik;
• overige gegevens die vrijwillig worden verstrekt.

Softora verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de doelen zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Softora verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• contact opnemen met leads, klanten en zakelijke relaties;
• beantwoorden van vragen;
• maken en opvolgen van offertes;
• uitvoeren van opdrachten;
• bouwen en opleveren van websites, software en digitale systemen;
• leveren van support, onderhoud of technische ondersteuning;
• facturatie en administratie;
• verwerken van betalingen;
• klantbeheer;
• projectcommunicatie;
• nakomen van wettelijke verplichtingen;
• verbeteren van dienstverlening;
• beveiligen van systemen en website;
• oplossen van technische problemen;
• behandelen van klachten of geschillen;
• marketing en commerciële opvolging, voor zover toegestaan.

Softora verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

1. Uitvoering van een overeenkomst
   Bijvoorbeeld wanneer Softora een website, software-oplossing of dienst levert.
2. Wettelijke verplichting
   Bijvoorbeeld voor facturen, administratie en fiscale bewaarplichten.
3. Gerechtvaardigd belang
   Bijvoorbeeld voor zakelijke communicatie, klantbeheer, beveiliging, bewijsvoering en verbetering van dienstverlening.
4. Toestemming
   Bijvoorbeeld bij bepaalde marketingcookies, nieuwsbrieven of andere verwerkingen waarvoor toestemming nodig is.

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming altijd worden ingetrokken.

Softora deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit nodig is voor de uitvoering van diensten, administratie, beveiliging, communicatie of wettelijke verplichtingen.

Softora kan gegevens delen met onder andere:

• boekhouder of administratiekantoor;
• hostingprovider;
• domeinprovider;
• e-mailprovider;
• betaalprovider;
• CRM- of projectmanagementsoftware;
• cloudopslagdiensten;
• softwareleveranciers;
• analytics- of marketingtools;
• juridische of financiële adviseurs;
• overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Softora verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wanneer derde partijen persoonsgegevens verwerken namens Softora, maakt Softora waar nodig passende afspraken met deze partijen.

Bij sommige opdrachten kan Softora persoonsgegevens verwerken namens een klant, bijvoorbeeld bij contactformulieren, CRM-systemen, automatiseringen, klantportalen, websites of bedrijfssoftware.

In die situatie is de klant meestal de verwerkingsverantwoordelijke en handelt Softora als verwerker. Wanneer dat nodig is, sluiten Softora en de klant een verwerkersovereenkomst.

De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de persoonsgegevens die via zijn website, software, systemen of bedrijfsprocessen worden verwerkt, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Softora bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of redelijk noodzakelijk is.

Softora hanteert in principe de volgende bewaartermijnen:

• Contactaanvragen en leads: maximaal 24 maanden na het laatste contactmoment, tenzij er eerder een klantrelatie ontstaat of verwijdering wordt gevraagd.
• Klantgegevens en projectcommunicatie: zolang nodig voor uitvoering van de overeenkomst en daarna zolang redelijk nodig voor administratie, bewijsvoering of support.
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar vanwege fiscale bewaarplicht.
• Offertes: maximaal 7 jaar indien relevant voor administratie, bewijsvoering of klantrelatie.
• E-mailcommunicatie: zolang redelijk nodig voor zakelijke communicatie, bewijsvoering of uitvoering van diensten.
• Technische loggegevens: niet langer dan nodig voor beveiliging, analyse en probleemoplossing.
• Sollicitatiegegevens, indien van toepassing: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij toestemming is gegeven voor langere bewaring.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

Softora neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Daarbij kan worden gedacht aan:

• beveiligde toegang tot systemen;
• wachtwoordbeveiliging;
• tweestapsverificatie waar mogelijk;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• beveiligde opslag;
• updates en technische beveiligingsmaatregelen;
• zorgvuldige omgang met klantgegevens;
• geheimhouding waar nodig.

Geen enkel digitaal systeem is volledig veilig. Softora spant zich in om persoonsgegevens zorgvuldig en passend te beveiligen.

Softora kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Cookies kunnen worden gebruikt voor:

• het goed laten werken van de website;
• analyseren van websitegebruik;
• verbeteren van de website;
• meten van prestaties;
• marketing of remarketing, indien van toepassing.

Noodzakelijke cookies kunnen zonder toestemming worden geplaatst. Voor analytische of marketingcookies vraagt Softora toestemming wanneer dat wettelijk vereist is.

Als Softora gebruikmaakt van tools zoals Google Analytics, Meta Pixel of vergelijkbare diensten, wordt dit vermeld in de cookie-instellingen of cookieverklaring.

Softora neemt geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die aanzienlijke gevolgen hebben voor personen.

Wanneer Softora AI, automatiseringen of software gebruikt, gebeurt dit ondersteunend. Belangrijke beslissingen worden niet volledig automatisch genomen zonder menselijke tussenkomst, tenzij dit duidelijk is afgesproken en wettelijk is toegestaan.

Softora kan gebruikmaken van software, cloudopslag, hosting, communicatieplatformen of andere diensten van partijen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Softora waar mogelijk voor passende waarborgen, bijvoorbeeld via contractuele afspraken of door gebruik te maken van leveranciers die passende privacymaatregelen bieden.

Personen van wie Softora persoonsgegevens verwerkt, hebben volgens de AVG verschillende rechten.

Deze rechten zijn onder andere:

• recht op inzage;
• recht op correctie;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van verwerking;
• recht op bezwaar;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht om toestemming in te trekken;
• recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden gestuurd naar:

info@softora.nl

Softora kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren. Softora reageert zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de wettelijke termijn.

Als iemand vindt dat Softora niet zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen via:

info@softora.nl

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Softora mag deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie staat altijd op de website van Softora.

Het is verstandig om deze privacyverklaring regelmatig te bekijken.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met:

Softora VOF
Adres: Oisterwijk, Nederland
KvK-nummer: 12345678
E-mail: info@softora.nl
Website: www.softora.nl